Case Study

Automatisierte Rechnungsstellung

Invoicing-System · Dienstleistungsunternehmen · 2026

Herausforderung

Ein Dienstleistungsunternehmen benötigte ein vollautomatisches Invoicing-System: GoBD-konforme Rechnungen nach DIN 5008, ein dreistufiges Mahnwesen, EU-Steuerlogik mit Reverse Charge und OSS-Saetzen sowie automatischen Email-Versand. Bisher wurden Rechnungen manuell erstellt — fehleranfaellig, zeitaufwendig und nicht skalierbar.

Lösung

Viktor, der Finance Agent, übernimmt den gesamten Rechnungsprozess autonom. Von der Rechnungserstellung bis zum Mahnwesen — ohne menschliche Eingriffe.

• PDF-Generierung: DIN 5008-konforme Rechnungen mit Logo, Steuerausweis und Zahlungsinformationen
• Steuer-Engine: Automatische Erkennung des Steuer-Regimes — Deutschland 19%, EU B2B Reverse Charge, EU B2C mit laenderspezifischen OSS-Saetzen, Drittland steuerfrei
• 8 Dokumenttypen: Rechnung, Mahnung (3 Stufen), Gutschrift, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Proforma, Zahlungsbestaetigung, Stornierung
• Automatisches Mahnwesen: 3 Eskalationsstufen mit 7-Tage-Cooldown, automatischer Fristberechnung und Mahngebuehren
• Email-Versand: Automatischer Versand über Resend API mit professionellen Templates
• Zahlungsüberwachung: Automatische Erkennung offener Posten und Fälligkeitsberechnung

Ergebnisse

• Rechnung, Mahnung (Stufe 1-3), Gutschrift, Abschlag, Schluss, Proforma, Zahlungsbestaetigung, Stornierung
• Steuerlogik: DE 19%, EU Reverse Charge, OSS-Saetze pro Land, Drittland steuerfrei
• GoBD-konform: Fortlaufende Nummernkreise, Unveraenderbarkeit, Aufbewahrungsfristen
• DIN 5008: Korrekte Adressfelder, Informationsblock, Seitenlayout
• Automatischer Dunning-Prozess mit Fristberechnung und Eskalation

Technologie